Moderne Verwaltung mit weniger Papier

Ausgabejahr 2017
Datum 18.01.2017

Mit Hilfe der elektronischen Akte werden ab dem 27.02.17 im Jobcenter Salzgitter die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

 

Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang

 

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

 

Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik

 

Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist – der Weg zum Aktenschrank fällt weg. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

 

Wichtig für alle, die Post an das Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten.  Am besten also nur dann Originale an das Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

 

Die elektronische Aktenführung schafft Platz

 

Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten einzusparen.

 

 Hintergrund

 

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung für Arbeitssuchende nach dem Sozialgesetzbuch II erfolgreich erprobt.