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Einführung der elektronischen Akte ab 2018

Datum 09.04.2018

Mit der Einführung der elektronischen Akte wird die bisherige Aktenhaltung abgelöst. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jobcenter können dann jederzeit ohne lange Lauf- und Suchwege  die komplette Akte auf ihrem Bildschirm einsehen. So können sie schnell Auskünfte über den jeweiligen Bearbeitungsstand geben und besser auf die Belange von Kundinnen und Kunden eingehen. Elektronische Aktenführung schafft außerdem Platz und hilft die Papierflut einzudämmen.

Wie funktioniert das? Künftig wird eingehende Kundenpost gescannt, computerlesbar gespeichert und der jeweiligen elektronischen Akte zugefügt. Zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt. Einblick in die Dokumente haben immer nur die Beschäftigten, die sie auch für ihre Aufgaben benötigen.

Was müssen Kundinnen und Kunden beachten? Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter senden: Übersenden Sie Unterlagen nur noch als Kopie, außer Sie werden ausdrücklich aufgefordert Originale vorzulegen. Näheres entnehmen Sie bitte  diesem Informationsblatt: eakte.

Zum Hintergrund: Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit erfolgreich eingesetzt. Bis Mitte 2018 wird sie nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.