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Einführung der elektronischen Akte ab dem 19.02.2018

 

Ausgabejahr 2018
Datum 19.02.2018

Das Jobcenter Landau-Südliche Weinstraße beginnt ab dem 19.02.2018 mit der elektronischen Aktenführung und steigt somit von der bisherigen Papierform auf die digitale, zeitgemäße Aktenhaltung um.

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und compu-terlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen" Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Kundinnen und Kunden können das Jobcenter unterstützen, indem sie lediglich Kopien ein-reichen. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Unterlagen und insbesondere Weiterbewilligungsanträge sollen für die rechtzeitige Bearbei-tung zeitig und mit einer gewissen Vorlaufzeit im Jobcenter eingereicht werden.

Hintergrund

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde die-ses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV") erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen be-trieben werden.